De aanvraag komt binnen
Een telefoontje, een gemiste oproep, een formulier, een bericht. Hij komt binnen op je drukste dag, op het slechtste moment. Het systeem moet hem toch opvangen.
Hoe het werkt
De route die een aanvraag hoort te volgen.
Zes fasen tussen iemand die een dakdekker zoekt en jouw ploeg die op zijn dak staat. De meeste bedrijven hebben er drie. RoofFlow bouwt de rest.
De route
Van aanvraag tot ingeplande inspectie.
Hij wordt vastgelegd
Naam, adres, telefoon, type dak, urgentie en herkomst. Eén keer genoteerd, automatisch, op een plek waar je team toch al kijkt.
Hij krijgt meteen antwoord
Binnen enkele seconden een bevestiging, per e-mail of sms. Dat schept verwachtingen, laat zien dat je bestaat, en geeft je de tijd om later rustig te reageren.
Hij wordt geordend
Status, eigenaar, volgende stap. Geen archief, maar een werklijst waarop meteen duidelijk is wat vandaag een telefoontje nodig heeft en wat op de klant wacht.
Hij wordt ingepland
De inspectie of offerte komt op een echt moment in de agenda, met bevestiging en herinneringen, zonder vier telefoontjes om het te regelen.
Hij blijft zichtbaar
Je ziet wat binnenkwam, wat beantwoord is, wat ingepland staat en via welk kanaal het kwam. De maand is geen gok meer.
Samenwerken
Vijf stappen, en wat elke stap echt inhoudt.
Geen lange voortrajecten. Het doel is om snel een werkend systeem op echte aanvragen te zetten en het daarna te verbeteren.
-
01
RoofFlow-audit
45 tot 60 minuten, met vooraf een korte aanmelding
We lopen door hoe aanvragen nu bij je binnenkomen: via welke kanalen, wie ze oppakt, wat er in het eerste uur gebeurt en wat op dag drie. We bekijken je site op een telefoon, vullen je eigen formulieren in, en zien wat een klant echt meemaakt.
Je houdt er een beeld van je huidige proces aan over, of je nu verder gaat of niet.
-
02
De lekken opsporen
Op papier, in gewone taal
We markeren waar kansen het meest waarschijnlijk verloren gaan, en welk handwerk een systeem zou moeten doen. Daarna stellen we de kleinste bouw voor die de grootste lekken dicht.
Is je huidige opzet prima, dan zeggen we dat. Dat komt voor.
-
03
Bouwen of verbeteren
De omvang volgt volledig uit de audit
We bouwen de afgesproken onderdelen: de conversiegerichte website of verbeteringen aan je bestaande site, het inplannen van inspecties, de offerte-aanvraag, aanvraagformulieren, automatische opvolging per e-mail en sms, terugbelberichten bij gemiste oproepen, en het ordenen en meten van aanvragen.
Tools die je al gebruikt en fijn vindt blijven. Waar het kan koppelen we eraan.
-
04
Lanceren en testen
Voordat er een echte klant mee te maken krijgt
We lopen de hele route zelf door, op desktop en op een telefoon. Elk formulier invullen. Een testinspectie inplannen. Controleren of de automatische antwoorden aankomen, of de meldingen bij de juiste persoon belanden, en of de aanvraag verschijnt waar hij hoort.
Daarna lopen we het met je team door, zodat het ook echt gebruikt wordt.
-
05
Verbeteren
Doorlopend, met echte cijfers
Zodra er echte aanvragen doorheen lopen, kijken we waar mensen afhaken: het veld waar ze stoppen, het opvolgbericht dat geen reactie krijgt, de stap die op mobiel mensen kwijtraakt. En dan passen we precies die dingen aan.
Verbeteren op basis van jouw cijfers, niet op basis van een standaardlijstje.
Wat we van jou nodig hebben
- Een uur voor het auditgesprek, en iemand die weet hoe aanvragen nu afgehandeld worden.
- Toegang tot de accounts waarin we werken. domein, website, mailbox, agenda, telefooncentrale.
- Je werkgebied, je diensten en de uren waarop je inspecties wilt inplannen.
- Een besluit over wie dagelijks verantwoordelijk is voor nieuwe aanvragen.
- Feedback op de eerste versie. Meestal één ronde, soms twee.
Hoe lang het duurt
Dat hangt af van de omvang. Na de audit krijg je een echte datum in plaats van nu een verkooppraatje. Als richtlijn:
- Conversie en opvolging verbeteren op een bestaande website: meestal de kortste weg.
- Inplannen, aanvraagformulieren en automatische opvolging toevoegen: een stap langer, omdat het je agenda en telefoon raakt.
- Een nieuwe conversiegerichte website plus het volledige systeem: het langst, en daar zijn we vooraf het duidelijkst over.
Het trage deel is zelden het bouwen. Dat zijn beslissingen, toegang en teksten. daarom vragen we die vroeg.
Volgende stap
Ontdek waar je aanvragen blijven.
De audit is de hele eerste stap. Korte aanmelding, daarna een gesprek.